L'année touche à sa fin et bientôt ce seront les bonnes résolutions...
Dans le monde professionnel, la qualité de vie est intensément liée à la qualité des réunions. Or un professionnel en entreprise passe en moyenne 23 heures en réunion dans une semaine.
Une bonne résolution : votre calendrier ne doit plus ressembler à un Tetris.
Laura Mae, Coach de Productivité chez Google propose dans son livre Uptime plusieurs moyens simples de rendre ses réunions plus efficaces.
Résumé en sept point clés :
1- La qualité du meeting est la responsabilité de l’Organisateur
Les réunions sont souvent les meilleurs moyens de faire passer un message et c’est à l’organisateur de tout faire pour en garantir la qualité.
Il est de la responsabilité de l’organisateur de maîtriser l’horloge, le travail demandé en amont et d’être clair sur l’objet du meeting.
Il doit être particulièrement clair sur les intentions du meeting afin que les présents (ou les absents) sachent ce qu’ils doivent y apporter ou en retirer (décision, création, contribution, actions à mener).
Idéalement, il se soumettra à une évaluation trimestrielle auprès de ses équipes : ce meeting est-il trop long ou trop court ?
Laura Mae s’applique quant à elle cette règle d’or : pas d’agenda = pas de présence.
2- La qualité de meeting est aussi liée à la qualité des gens présents
En dehors de l’organisateur, les questions à se poser en tant qu’invité sont : dois-je y assister ? Quelle valeur ajoutée puis-je apporter à l’agenda ? Quelles sont mes priorités vis à vis de mon manager ou de mes autres projets ?
Tout participant devrait se sentir responsable de s’enquérir en amont de la nécessité de sa présence.
3- La Question clé : cette réunion est-elle nécessaire ?
Laura Mae conseille de démarrer toute perspective de meeting par un échange d’e-mail afin de valider si une réunion est vraiment nécessaire.
Il s’agit de clarifier la finalité, l’agenda et les résulats attendus sur les sujets en cours. S’agit-il d’un partage d’information, d’une décision à prendre, d’un brainstorm ou d’un sujet où l’implication de différents membres est nécessaire.
4- Ne pas négliger le follow up
La valeur ajoutée des réunions tient aussi à la fertilité des contributions post-sessions. Certaines personnes de natures introverties ont l’habitude de faire leur meilleure contribution après les réunions. Il est donc nessaire de créer ces “espaces de suivi”.
Saviez vous que selon une étude Atlassian 72% des réunions sont jugées inefficaces.
Pour renforcer la qualité, Laura Mae isole dans son calendrier, en dehors des meetings des espaces de préparation et de suivis. Cela aide aussi à sélectionner les réunions auxquelles elle peut contribuer et pas uniquement participer.
Elle conseille également de réfléchir la veille aux meeting du lendemain afin de mieux les préparer en amont, de s’astreindre à envoyer l’agenda 48 heuresavant. Cela aide parfois à identifier les meetings qui peuvent être fusionnés.
5- La qualité des matériaux
Sur des sujets à haute intensité comme les revues de produits ou les états des lieux périodiques des ventes, il sera parfois utile d’utiliser des templates (songez aux mémos Amazon de six pages) qui alignent l’équipe sur la qualité et les pré-requis de ce qui est attendu. Il est légitime de structurer les attendus.
Certains managers ont même un document intitulé : “Comment travailler avec moi.”
6- Les Meeting de type “un onglet”
Après la qualité de l’intention vient la qualité de l’attention. Les réunions de qualité sont des réunions “un onglet” : pas de téléphone (il est rangé ou loin des yeux), pas d’email pendant la session, les “chats corporate et perso éteints”.
Vous devez vous astreindre à un focus quasi monacal.
7- Connaissez vos stats
Certains rôles impliquent des réunions fréquentes d’autres moins. De nombreux outils technologiques liés aux agendas vous permettent aujourd'hui d’évaluer le temps passé en meeting. Il est de votre responsabilité de savoir si votre job implique que vous soyez en réunion 30, 50 ou 90% du temps.
L’autre donnée utile à découvrir est la proportion entre les réunions à deux ou à plusieurs mais aussi les outils de communication les plus fréquemment utilisés (email, chats,visio).
Mettez des priorités et des couleurs (“VIP Labels”) sur ces éléments car chaque pièce de communication digitale prend une partie de votre énergie . Vous en apprendrez beaucoup sur vos styles de management et vos possibilités de progression.
Les calendriers ne mentent pas conclut Laura Mae.
